Digitalização – definidas regras para descarte de documentos

O Tribunal de Justiça do Ceará (TJCE) definiu normas para disciplinar o procedimento de eliminação de petições e documentos físicos (papel) protocolados no Poder Judiciário estadual após serem digitalizados. A medida consta no Provimento nº 18 assinado pelo presidente do TJCE, desembargador José Arísio Lopes da Costa.

De acordo com o documento, caberá à Secretaria Judiciária do Tribunal e ao Departamento de Serviços Judiciais do Fórum Clóvis Beviláqua instaurar procedimento administrativo para o registro e acompanhamento das rotinas de descarte.

Os referidos órgãos deverão informar a relação dos documentos ao Departamento de Gestão de Documentos e à Diretoria do Fórum, que publicarão no Diário da Justiça Eletrônico o Edital de Eliminação. As peças ficarão à disposição, por até cinco dias, para que os respectivos responsáveis efetuem a retirada. Após esse prazo, serão trituradas e doadas a entidades sem fins lucrativos.

Ainda de acordo com o provimento, o resultado do descarte vai contemplar programas socioambientais, incentivando ações conjuntas por meio de reciclagem. A medida atende a Resolução nº 11, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que atribui aos Tribunais a adoção de políticas públicas para a formação e recuperação de ambiente ecologicamente equilibrado.

A ação está em conformidade também com a Resolução nº 02, do TJCE, que estabelece a responsabilidade socioambiental como um dos objetivos do Plano Estratégico do Poder Judiciário cearense.

Fonte: CNJ/TJCE – 27/07/2011 – 18h55


Digitalização – CNJ deve regulamentar procedimentos

Tabeliães devem aguardar definição do CNJ para editar regras para preservação digital de acervos

Em reunião quando foram debatidas as normas que os cartórios deverão seguir para o armazenamento digital de documentos públicos, o juiz auxiliar do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Marcelo Berthe fez um alerta aos tabeliães da Amazônia Legal que, antecipadamente, vem migrando seus acervos documentais (em papéis ou microfilmes) para meios inteiramente eletrônicos. “Em breve, editaremos normas de preservação do documento em meio eletrônico. Seria prudente aguardar a edição dessas normas, pois elas virão e deverão ser seguidas. Essas pessoas se arriscam a fazer duas vezes o trabalho”, afirmou o juiz coordenador da Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, que dentro de 120 dias deverá propor ações que recuperem, modernizem e garantam maior agilidade e segurança jurídica aos atos de registro de imóveis.

Segundo o 5º Oficial de Registro de Imóveis de São Paulo, Sergio Jacomino, milhares de livros de registro e indicadores estão sendo digitalizados em formatos que não seguem nenhum critério ou padrão que garanta à Justiça e ao cidadão os efeitos legais esperados.

“Estão vendendo digitalização sem garantir nenhum tipo de segurança – nem jurídica, nem de preservação documental. E isso está acontecendo descontroladamente. Nem sequer as normas baixadas pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) vem sendo observadas. Não há segurança jurídica”, disparou o registrador, membro da Comissão Especial.

Palestras- Na reunião desta segunda-feira (4/5), os membros da Comissão Especial ouviram palestras do coordenador de Preservação da Fundação Biblioteca Nacional, Jayme Spinelli Júnior, do especialista em Preservação Digital Carlos Augusto Silva Ditadi, e do físico convidado Luis Fernando Sayão, que apresentou o paradoxo da preservação digital. “Nos meios tradicionais preservar significa manter imutável e intacto; no ambiente digital, preservar representa mudar os formatos, renovar mídias, recriar hardware e software”, disse.

Jayme Spinelli apresentou à Comissão o Plano de Gestão de Risco para a preservação dos conteúdos da Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro. “Se adaptado, não tenho a menor dúvida de que pode servir para o acervo dos cartórios de imóveis”, afirmou o especialista, que vê similitudes entre os acervos, que trabalham basicamente com livros.

A Biblioteca Nacional tem quase 20 anos de trabalho de preservação digital e já conta com um acervo em meios eletrônicos de boa parte de sua biblioteca.

Após a reunião, o juiz Marcelo Berthe se disse ainda mais convencido de que “é impossível abrir mão do documento físico (em papel)”. “[Em meio digital] O acesso aos documentos é mais fácil; os procedimentos ficam mais ágeis, mas para mantermos a segurança jurídica esperada desses papéis não há formato digital ainda tão seguro”, ponderou.

Na próxima reunião, agendada para o dia 26 (terça-feira), será a vez dos registradores e tabeliães apresentarem seus desafios e contribuições sobre o tema.

Insegurança – Os cartórios dos estados da região Norte foram escolhidos pela Comissão Especial para iniciar o projeto, pois, além de totalizarem 61% do território nacional, os nove estados se caracterizam pelos frequentes e violentos conflitos fundiários, causados muitas vezes pelo sistema caótico de registro de imóveis.

“O registro de imóveis assegura a quem pertence os direitos sobre as terras e até hoje esse sistema se baseia em papel. Na Amazônia, assim como em todo o país, encontramos cartórios com livros se desfazendo, documentos esfarelados, perdidos e informações imprecisas. O sistema, como um todo, não vem oferecendo a segurança que deveria”, apontou o juiz auxiliar da presidência do CNJ e membro do Comitê de Assuntos Fundiários do CNJ Antonio Carlos Alves Braga Junior.

Ao todo são 533 cartórios, distribuídos nos nove estados da região. Se as ações nesses estados derem certo, o trabalho se replicará nas demais regiões brasileiras. A medida faz parte do Plano Nacional de Modernização dos Cartórios da Amazônia Legal, coordenado pelo CNJ.

Entre as medidas que devem ser sugeridas pela Comissão, estão criação de software; informatização de serviços; restauração de livros; capacitação de servidores do Poder Judiciário e serventuários de cartórios e a elaboração de repositórios digitais destinados ao arquivamento desses milhões de documentos.

No ano passado, um Acordo de Cooperação firmado entre o CNJ e o Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (Incra) disponibilizou R$ 10 milhões para custear pesquisa, compra de equipamentos de informática, produção de software de registro eletrônico e a realização de cursos de capacitação.

Regina Bandeira

Agência CNJ de Notícias – Publicado em Quinta, 07 Abril 2011 00:00